Chào các bạn nghe đài thân mến của Mobi Radio. Mình là Diệu Hoa.

Giao tiếp là một công việc có thể thực hiện được bằng rất nhiều phương thức đúng không? Ngoài đối thoại trực tiếp face to face thì chúng ta có thể giao tiếp bằng văn bản, thư từ nữa. Ngay sau đây mình sẽ giới thiệu cho các bạn các thành phần cơ bản của một bức thư trao đổi công việc – business letter

Hãy tưởng tượng trước mặt các bạn là một tờ giấy khổ a4 màu trắng tinh tươm thì đầu dòng của các câu trong bức thư đó sẽ được dóng thẳng tắp thành một hàng và không hề thụt vào đầu dòng như trong tiếng việt của chúng ta. Dòng trên cùng sẽ được dùng để viết ngày tháng - date/ Ví dụ ngày mùng 2 tháng 7 năm 2015  sẽ được viết là : July the 2nd, 2015.

Sau phần date, xuống khoảng 3 dòng, chúng ta sẽ viết địa chỉ của người gửi. Sender’s address. Sender là người gửi, còn address là địa chỉ chắc các bạn đã nhìn thấy rất nhiều trên các bao bì thư đúng không? Ngoài địa chỉ về địa lí thì người ta có xu hướng thêm cả địa chỉ email và website của phía bên người gửi. Nếu như trên tiêu đề thư đã có sẵn hai thông tin này rồi thì chúng ta không cần phải thêm vào nữa.

Xong phần địa chỉ người gửi, chúng ta dễ dàng đoán ra được phần tiếp theo là gì đúng không? Đó chính là địa chỉ người nhận đấy, hay còn gọi là inside address. Ở đây chúng ta bắt buộc phải viết tên đầy đủ của người nhận để thể hiện sự tôn trọng. Còn kính ngữ như là Ms. Bà hay Mr. Ông thì hoàn toàn không bắt buộc.

Tiếp đến là lời chào – Salutation x2. Đánh vần là S-A-L-U-T-I-O-N Dear Mr. Nguyen Van A chẳng hạn. Ông Nguyen Van A thân mến. Các bạn đừng quên thêm một dấu phẩy vào sau lời chào này nhé. Dấu phẩy trong tiếng Anh là comma - đánh vần là C-O-M-M-A

Sau lời chào, chúng ta thực sự bước vào nội dung chính của bức thư, hay còn gọi là body text. Body là phần thân, còn text là văn bản. Đây là phần mà chúng ta dùng để nêu lí do viết bức thư này. Và thường chia nội dung thành các đoạn văn ngắn, mạch lạc, súc tích.

Sau phần body text là phần call to action - yêu cầu hành động- tức là đưa ra giải pháp và yêu cầu hợp tác. Nêu lên những việc bạn muốn bên kia thực hiện cũng như các bước mà bên bạn làm nối tiếp sau đó.

Tiếp đến một phần khác là chữ kí: Signature block. Signature là chữ kí, còn block là đóng lại.

Sau đó phần áp chót là đóng thư. Enclosure - đánh vần là E-N-C-L-O-S-U-R-E. Thường bằng một câu kết thúc chẳng hạn như best regards hay là yours truly tương đương với từ trân trọng tiếng Việt. và tất nhiên sau những cụm từ như thế này là tên của người gửi thư.

Vậy là chúng ta đã điểm qua các thành phần cơ bản của một bức thư mang tính chất kinh doanh giao dịch rồi. Hãy cùng nhắc lại một lần nữa trước khi khép lại bài học nhé.

Đầu tiên là phần date- ngày tháng năm
Tiếp đến là sender’s address - địa chỉ người gửi
Sau đó là địa chỉ người nhận - inside address.
Tiếp theo là lời chào – salutation.
Tiếp đến là đến body text – nội dung chính của bức thư.
Sau body text là call to action - yêu cầu hành động
Tiếp đến là signature block - chữ kí.
Và cuối cùng là enclosure đóng thư

Diệu Hoa hi vọng các bạn đã có một bài học nhẹ nhàng mà bổ ích.
Xin chào và hẹn gặp lại các bạn ở bài học sắp tới.

Nguồn tham khảo: Step Up English Radio