Chào các bạn khán giả yêu mến của  Mobi Radio, mình là Hoa. Viết thư trao đổi với đối tác của công ty đúng là một công việc cân não và đòi hỏi sự linh hoạt của ngôn từ đúng không các bạn? Cùng một topic về những bức thư mang tính kinh doanh giao dịch, hôm nay mình sẽ giới thiệu cho các bạn một số cách diễn đạt thông dụng cho việc viết kiểu thư từ này nhé.

Khi mở đầu một business letter, người ta thường mở đầu nó bằng một từ kiểu như:“Tôi đang viết về cái này cái kia.” “Tôi muốn hỏi thông tin về...” thì cụm từ để trình bày vấn đề mà bức thư này đang đề cập đến đó là: “I am writing  in reference to...” Reference – đánh vần là R-E-F-E-R-E-N-C-E. In reference to là với sự liên hệ với. Ví dụ nói tôi viết lá thư này với sự liên hệ với lá thư vào ngày 30 tháng 4 của bạn là : “I’m writing in reference to your letter of April 30th”

Ngoài cụm “in reference to” thì ta còn có một cách viết khác cũng hữu ích không kém, đó là I am writing this letter regarding + vấn đề đó. Regarding là liên quan đến, đánh vần là R-E-G-A-R-D-I-N-G Như vậy thay vì viết: “ I’m writing in reference to your letter of April 30th” thì ta có thể viết là: “I’m writing regarding your letter of April 30th”

Sau đây mình xin được liệt kê một số cụm từ thường xuyên xuất hiện trong các business letter đó là: On behalf of: Thay mặt. Behalf đánh vần là B-E-H-A-L-F. On behalf of my company là thay mặt công ty tôi.
Một từ khác là confirm: xác nhận. Mình chắc hẳn là các bạn đã nghe thấy từ này rất nhiều lần rồi đúng không? Chẳng hạn như khi chúng ta đăng kí thành viên cho một diễn đàn nào đó thì sẽ có một mail tự động gửi về hòm thư của chúng ta với Mục đích confirm. Nó đánh vần là C-O-N-F-I-R-M Ví dụ: confirm an
order là xác nhận một đơn hàng.

Từ tiếp theo là động từ Inform: thông báo, đánh vần là I-N-F-O-R-M Các bạn có thấy quen không bởi vì nó chính là từ gốc để sinh ra từ information – thông tin đấy. Ví dụ: I am sorry to inform you that ... có nghĩa là tôi rất tiếc phải thông báo với bạn là .....

Nhân đây mình cũng xin nhắc đến một số lỗi sai căn bản khi viết business letters, đó là: Khi kết thúc lá thư, người viết thường có một câu: Tôi hi vọng được nghe hồi đáp từ quý vị: I look forward to hearing from you. Sau look forward to phải là động từ ở dạng verb-ing nên nếu viết là I look forward to hear from you, hear không ở dạng verb-ing là sai các bạn nhé.

Một lỗi sai khác là không viết hoa chữ Dear trong phần chào hỏi của bức thư. Dear Mr. suzuki cần phải viết hoa chữ D và có dấu phẩy sau tên của người nhận.

Lỗi sai phổ biến khác là viết tắt các từ như will not thành won’t ,cannot thành can’t ,is not thành isn’t. Trong văn nói chúng ta có xu hướng sử dụng các từ viết tắt rất nhiều để tiết kiệm thời gian nói nhưng trong văn phong viết trang trọng, đặc biệt là trao đổi thư từ với đối tác, để thể hiên sự chuyên nghiệp và tôn trọng, chúng ta nên nói không với viết tắt các bạn nhé.

Và lỗi sai cuối cùng mình muốn nhắc đến ngày hôm nay, đó là cách sử dụng danh từ staff- đội ngũ nhân viên. Staff đánh vần là s-t-a-f-f tuy nhìn cấu tạo chữ thì có vẻ không phải dạng số nhiều vì không có đuôi s nhưng nó vẫn mang nghĩa số nhiều - đội ngũ nhân viên nên vẫn phải xem chúng như danh từ số nhiều,
dùng với động từ to be _ are chứ không phải is, tuyệt đối không phải là is.

Vậy là bài học của chúng ta đến đây là hết rồi. Xin chào và hẹn gặp lại các bạn ở bài học sắp tới!

Nguồn tham khảo: Step Up English Radio